「研究機関における公的研究費の管理、監査のガイドライン」に基づき、松元機工株式会社は競争的資金等の適正な運営管理に関する基本方針を以下の通り定め、適切な管理、監査を行い、不正使用の防止に努めてまいります。
1. 管理体制の明確化
競争的資金等の運営、管理に関わる責任者を定め、責任者の役割、責任と権限の体系を明確にする。
(1) 最高管理責任者
当社の競争的資金等の運営、管理の最終責任を負う最高管理責任者は代表取締役社長とする。
(2) 総括管理責任者
競争的資金等の運営、管理について全体を総括し実質的な責任と権限を持つ総括管理責任者は工場長とする。
(3) コンプライアンス推進責任者
コンプライアンス推進責任者は総括管理責任者である工場長が兼務する。
2. ルールの明確化・統一化
(1) 競争的資金等の運営・管理に関わる構成員とその権限および職務を明確に規定する。
(2) 総括管理責任者は構成員にとってわかりやすい競争的資金等に関する統一的な事務処理のルールを定め、構成員
に対してこれを周知する。
(3) 競争的資金等の運営・管理に関わるすべての構成員は使用ルールに従い事務処理を行う。
3. 関係者の意識向上
(1) コンプライアンス推進責任者は競争的資金等の運営・管理に関わる構成員に対し、競争的資金等の受領・使用に
あたってのルール、当社の事務処理ルール、不正防止の仕組み等をコンプライアンス教育で周知する。
(2) コンプライアンス教育受講の際に、意識の浸透を図るため、競争的資金等の運営・管理に関わるすべての構成員
に対し、誓約書の提出を求める。
4. 不正に対する抑止機能体制の構築
統括管理責任者は競争的資金等の不正な使用を誘発する要因を把握し、有効な抑止機能体制を構築する。不正使用を
未然に防止する不正防止計画を具体的に策定、実施し、その進捗管理に努める。
5. 情報発信・共有化の推進
競争的資金等の運営、管理体制の整備に関して、社内外に周知、公表する。コンプライアンス推進責任者は社内外から競争的資金等の使用に関する相談、告発等を受ける通報窓口を当社ホームページ上に設置する。
6. 不正使用への対応
(1) コンプライアンス推進責任者は、不正行為に関する通報を受けた場合は速やかに最高管理責任者に報告しなけ
ればならない。
(2) 競争的資金等に関する不正行為が発生した場合は、予備調査を実施し、その結果必要が認められた場合は、調査
委員会を設置し、本調査を実施する。調査の結果、不正が認定された場合は、当該者に対して、就業規則等に
従って厳正な処分を行う。また不正に関与した取引先については取引停止等の措置を行う。不正使用を行った
原因究明を行い、再発防止に向けた予防及び改善に努める。
(3) 告発窓口の運用や調査の実施等においては、告発者、被告発者を保護する方策を講じる。
7. モニタリング
(1) 競争的資金等の適正な管理のため、社内全体の視点からモニタリング及び監査体制を整備する。
(2) 内部監査部門を最高管理責任者の直轄的な組織として設置し、毎年度定期的にルールに照らして財務情報に
対するチェックを一定数実施する。
(3)統括管理責任者は競争的資金等を適正に執行するために発注・検収・支払等の実施状況および会計書類の確認や
物品の監査等の必要な対策を講じる。
8. 告発・相談窓口
競争的資金等の使用に関するルール等について、当社内外からの問い合わせを受け付ける窓口は以下の通りとする。
松元機工株式会社
競争的資金等の運営に関する相談窓口
〒891-0702
鹿児島県南九州市頴娃町牧之内9325番地
TEL：0993-36-1161
MAIL：info@matsumotokiko.co.jp